บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการการเงิน

บทความ

                                                                                                       โดย สุนิสา ช่อช้อย
เรื่อง บทบาทและเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการทางด้านการเงิน
         คำว่าเทคโนโลยี หมายถึง การประยุกต์เอาความรู้ทางด้านวิทยาศาสตร์มาใช้ให้เกิดประโยชน์การศึกษา พัฒนาองค์ความรู้ต่างๆก็เพื่อให้เข้าใจธรรมชาติ กฎเกณฑ์ของสิ่งต่าง ๆและหาทางนำมาประยุกต์ให้เกิดประโยชน์ เทคโนโลยีจึงเป็นค้าที่มีความหมายกว้างไกลเป็นคำที่เราได้พบเห็นและได้ยินอยู่ตลอดมา
         ส่วนคำว่าสารสนเทศ หมายถึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ มนุษย์แต่ละคนตั้งแต่ ่เกิดมาได้เรียนรู้สิ่งต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก เรียนรู้สภาพสังคมความเป็นอยู่ กฎเกณฑ์และวิชาการ ลองจินตนาการ ดูว่าภายในสมองของเราเก็บข้อมูลอะไรบ้าง เราคงตอบไม่ได้ แต่สามารถเรียกเอาข้อมูลมาใช้ได้ ข้อมูลที่เก็บ ไว้ในสมองเป็นสิ่งที่สะสมกันมาเป็นเวลานาน ความรอบรู้ของแต่ละคนจึงขึ้นอยู่กับการเรียกใช้ข้อมูลนั้น ดังนั้นจะเห็นได้ชัดความรู้เกิดจากข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ทุกวันนี้มีข้อมูลรอบตัวเรามาก ข้อมูลเหล่านี้มาจากสื่อ เช่น วิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่การสื่อสารระหว่างบุคคล จึงมีผู้กล่าวว่า ยุคนี้เป็นยุคของสารสนเทศ
          โดยพื้นฐานของเทคโนโลยีย่อมมีประโยชน์ต่อการพัฒนาประเทศชาติให้เจริญก้าวหน้าได้ แต่เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิถีความเป็นอยู่ของสังคมสมัยใหม่อยู่มาก ลักษณะเด่นที่สำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศมีดังนี้
          เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ในการประกอบการทางด้านเศรษฐกิจ การค้า และการอุตสาหกรรม จำเป็นต้องหาวิธีในการเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานคอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารเข้ามาช่วยทำให้เกิดระบบอัตโนมัติ เราสามารถฝากถอนเงินสดผ่านเครื่องเอทีเอ็มได้ตลอดเวลา ธนาคารสามารถให้บริการได้ดีขึ้น ทำให้การบริการโดยรวมมีประสิทธิภาพ ในระบบการจัดการทุกแห่งต้องใช้ข้อมูลเพื่อการดำเนินการและการตัดสินใจ ระบบธุรกิจจึงใช้เครื่องมือเหล่านี้ช่วยในการทำงาน เช่น ใช้ในระบบจัดเก็บเงินสด จองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น
          เทคโนโลยีสารสนเทศเปลี่ยนรูปแบบการบริการเป็นแบบกระจาย
เมื่อมีการพัฒนาระบบข้อมูล และการใช้ข้อมูลได้ดี การบริการต่าง ๆ จึงเน้นรูปแบบการบริการแบบกระจาย ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อสินค้าจากที่บ้าน สามารถสอบถามข้อมุลผ่านทางโทรศัพท์ นิสิตนักศึกษาบางมหาวิทยาลัยสามารถใช้คอมพิวเตอร์สอบถามผลสอบจากที่บ้านได้
เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นสิ่งที่จำเป็น สำหรับการดำเนินการในหน่วยงานต่าง ๆ ปัจจุบันทุกหน่วยงานต่างพัฒนาระบบรวบรวมจัดเก็บข้อมูลเพื่อใข้ในองค์การประเทศไทยมีระบบทะเบียนราษฎร์ที่จัดทำด้วยระบบ ระบบเวชระเบียนในโรงพยาบาล ระบบการจัดเก็บข้อมูลภาษี ในองค์การทุกระดับเห็นความสำคัญที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้
          เทคโนโลยีสารสนเทศเกี่ยวข้องกับคนทุกระดับ
พัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้ชีวิตความเป็นอยู่ของคนเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ดังจะเห็นได้จาก การพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้ตารางคำนวณ และใช้อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคมแบบต่าง ๆ เป็นต้น
ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology)
          เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง อุปกรณ์หรือเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่ข้อมูลสารสนเทศโดยรวมทั้ง ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล และการสื่อสารโทรคมนาคม
ความหมายของการสื่อสารข้อมูล
          การสื่อสารข้อมูล หมายถึง การโอนถ่าย (Transmission) ข้อมูลหรือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างต้นทางกับปลายทาง โดยใช้อุปกรณ์ทางด้านอิล็กทรอนิกส์หรือเครื่องคอมพิวเตออร์ ซึ่งมีตัวกลางเช่น ซอฟต์แวร์ คอมพิวเตอร์สำหรับควบคุมการส่งและการไหลของข้อมูลจากต้นทางไปยังปลายทาง
ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information System)
          ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนให้การดำเนินงานของธุรกิจให้ดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพัฒนาให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตลอดจนช่วยส่งเสริมให้ทั้งองค์การสามารถประสานงานและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร โดยสามารถจำแนกระบบสารสนเทศตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตามหน้าที่ดังต่อไปนี้
1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System)
2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)
3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System)
4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน (Production and Operations Information System)
5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System)
"แต่ในที่นี้เราจะกล่าวถึงแค่ ระบบสารสนเทศด้านการเงิน ( Financial Information System) เท่านั้น"
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)
          ระบบสารสนเทศด้านการเงิน จะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุนอาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังนี้
1. การพยากรณ์ (Forecast)
คือการศึกษาวิเคราะห์ การคาดการณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้าน
การเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัย
ข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ
2. การจัดการด้านการเงิน(Financial Management)
คือการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุน
จากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้น หรือตราสารทางการเงิน
3. การควบคุมทางการเงิน (Financial Control)
เป็นการติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไป
ตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมทางการเงินของธุรกิจจะจำแนกได้ 2 ประเภท คือ
          3.1 การควบคุมภายใน (Internal Control)
          3.2 การควบคุมภายนอก (External Control)
ระบบสารสนเทศทางการเงิน(Finance)
การจัดทำรายงานทางการเงิน การลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ
1) หน้าที่หลักทางการเงิน
1. การคาดการณ์ทางการเงิน - แสดงจำนวนเงินที่จะเข้าสู่กิจการ แหล่งที่มาการใช้จ่าย
ต.ย. การใช้แบบจำลองกระแสเงินสด
2. การจัดการเงินทุน - แหล่งเงินทุน การกู้ ออกพันธบัตรเงินกู้ ออกหุ้น รวมกิจการ สามารถใช้แบบจำลองทางเลือกต่าง ๆ สำหรับบริหารเงิน

3. การตรวจสอบ (auditing) - เป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือแนวทางที่กำหนด
การตรวจสอบภายใน (internal audit) การเงิน การปฏิบัติการ
การตรวจสอบภายนอก (external audit)โดยผู้ตรวจสอบบัญชีอิสระ
ผลการตรวจสอบทางการเงิน จะได้ งบรายได้ งบกำไรขาดทุน งบดุล
2) แหล่งสารสนเทศทางการเงิน
1. ข้อมูลประมวลผลธุรกรรม
2. ข้อมูลการคาดการณ์ภายใน จากฝ่ายต่าง ๆ เช่น ยอดขาย รายได้
3. ข้อมูลเงินทุน (funding data) แหล่งเงินทุน เงื่อนไข การปันผล การจ่ายดอกเบี้ย
 4. ข้อมูลกลุ่มหลักทรัพย์ (Portfolio data) หลักทรัพย์ที่กิจการถือ ราคาตลาดหลักทรัพย์
5. ข้อกำหนดกฎเกณฑ์ของรัฐบาล เช่น การลดค่าเงินบาท อัตราดอกเบี้ย
6. ข้อมูลสภาวะภายนอก เช่น ราคาหุ้น อัตราดอกเบี้ย ทิศทางของกิจการ
7. แผนกลยุทธ์ การกำหนดแผนการเงินจะต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของกิจการ
3) ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางการเงิน
1. การจัดการเงินสดและหลักทรัพย์ (cash/credit/investment management)
- ข้อมูลเงินสดรับและออก
- ใช้สำหรับการลงทุนกับเงินทุนส่วนเกิน
- มีแบบจำลองทางคณิตศาสตร์การเก็บเงินสด software
2. งบประมาณการลงทุน (capital budgeting) - การวิเคราะห์ การลงทุนโรงงาน
เครื่องจักร อุปกรณ์ ความเสี่ยง
3. การวางแผนการเงิน (financial planning)
- ประเมินสมรรถนะทางการเงินของธุรกิจ ในปัจจุบันและที่คาดการณ์
- วิเคราะห์ทางเลือกทางการเงินของกิจการ
สรุป
          ระบบสารสนเทศทางการเงิน เป็นระบบที่ช่วยให้เราสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินกิจการ ช่วยให้เราคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กรว่า ในอนาคต เราจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ แล้วเราจะลงทุนเท่าไหร่ถึงจะได้กำไรและผลตอบแทนตามเป้าหมายขององค์กรและระบบสารสนเทศทางการเงิน ยังมีส่วนช่วยในด้านการตัดสินใจของผู้บริหารอีกด้วย


อ้างอิง
กิติมา เพชรทรัพย์.2548. สารสนเทศเพื่อการจัดการ.[Online] Available URL ; http://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/108/mis1.html
http://cid-4f5ce8dff74dfd18.spaces.live.com/?_c11_BlogPart_BlogPart=blogview&_c=BlogPart
อุดมชัย: http://udomchai-itm0225.blogspot.com/2009_10_01_archive.html
http://pirun.ku.ac.th/~b5013066/page1.html